Política de Privacidad

1. Identidad y alcance

CLAVE Gestión Hotelera (“CLAVE”) es un servicio operado por Simplexity Consulting Limitada (“Simplexity”). Esta política se aplica al sitio, al registro de hoteles, al panel administrativo y a las páginas de reserva operadas mediante CLAVE.

2. Qué datos tratamos

• Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, credenciales protegidas y rol.
• Datos del hotel: nombre comercial, ciudad, teléfonos, WhatsApp y configuración.
• Datos operativos: reservas, estadías, habitaciones, cobros, documentos y datos de contacto de huéspedes que el hotel incorpora o recibe.
• Datos técnicos: dirección IP, registros de acceso, eventos de seguridad, dispositivo, navegador y datos mínimos necesarios para mantener la sesión.
• Comunicaciones y solicitudes de soporte enviadas a Simplexity.

No solicitamos datos sensibles que no sean necesarios para prestar el servicio. El hotel no debe ingresar información sensible sin una finalidad legítima y las autorizaciones requeridas.

3. Para qué utilizamos los datos

• Crear y administrar cuentas, hoteles, reservas y funciones operativas.
• Autenticar usuarios, proteger la plataforma y prevenir fraude o abuso.
• Prestar soporte, atender solicitudes y comunicar cambios esenciales del servicio.
• Cumplir obligaciones contractuales, contables, tributarias y legales.
• Medir y mejorar estabilidad, rendimiento y experiencia de uso.

Las comunicaciones comerciales independientes del servicio se enviarán únicamente cuando exista consentimiento u otra base legal aplicable, con una vía para dejar de recibirlas.

4. Responsabilidades sobre los datos de huéspedes

Simplexity es responsable del tratamiento de los datos de cuenta, contratación, soporte y seguridad que administra para operar CLAVE. Respecto de los datos de huéspedes y de la operación hotelera, cada hotel decide qué información recopila y para qué la utiliza; por ello, el hotel actúa como responsable y Simplexity como encargado tecnológico que procesa esos datos siguiendo sus instrucciones.

El hotel debe informar a sus huéspedes, contar con una base legítima para tratar sus datos, atender sus derechos y cumplir las normas aplicables en el país donde opera.

5. Proveedores y transferencias

CLAVE utiliza proveedores de infraestructura, base de datos, almacenamiento, seguridad y comunicaciones. Esos proveedores pueden procesar datos fuera del país del hotel o de Costa Rica y actúan bajo sus condiciones y medidas de protección. Simplexity limita su acceso a lo necesario para prestar y proteger el servicio y no vende datos personales.

6. Conservación y seguridad

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales, resolver controversias, prevenir fraude y mantener copias de respaldo razonables. Cuando proceda una eliminación, puede existir un periodo técnico limitado antes de que los datos desaparezcan de respaldos.

Aplicamos controles técnicos y organizativos razonables, entre ellos cifrado en tránsito, control de acceso y separación lógica entre hoteles. Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta; ante un incidente relevante actuaremos conforme a la ley aplicable.

7. Cookies y almacenamiento del navegador

CLAVE usa tecnologías estrictamente necesarias para autenticar la cuenta, conservar la sesión, proteger formularios y permitir que un huésped consulte temporalmente su reserva. No usamos estos mecanismos para publicidad comportamental. Si incorporamos analítica o cookies no esenciales, actualizaremos esta política y solicitaremos el consentimiento que corresponda.

8. Sus derechos

Puede solicitar acceso, rectificación, actualización, oposición, revocación o eliminación de sus datos, según corresponda. Para datos de una reserva, contacte primero al hotel que recibió la información. También puede escribir a info@simplexityla.com. Verificaremos la identidad antes de atender una solicitud.

El tratamiento efectuado por Simplexity se sujeta a la Ley 8968 de Costa Rica. Puede acudir ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), sin perjuicio de los derechos que le reconozca la legislación de su país.

9. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o del servicio. Publicaremos la nueva versión y, si el cambio es material, lo comunicaremos por un medio razonable o solicitaremos una nueva aceptación cuando corresponda.